انتظام

اس پالیسی کا مقصد غیر ایگزیکٹو ڈائریکٹرز، بشمول آزاد ڈائریکٹرز، کے لیے منصفانہ معاوضہ یقینی بنانا ہے، تاکہ ان کی آزادی برقرار رہے اور وہ کمپنی کے مقاصد، کارپوریٹ گورننس، اور طویل المدتی شیئر ہولڈر ویلیو کے فروغ میں بورڈ کی معاونت مؤثر طریقے سے کر سکیں۔

بورڈ آف ڈائریکٹرز، انسانی وسائل و معاوضہ کمیٹی (HR&RC) کی مشاورت سے ڈائریکٹرز کے معاوضے کا تعین کرتا ہے، اور اس عمل میں ڈائریکٹرز کی مہارت، مارکیٹ کے معیارات، شیئر ہولڈرز کے مفادات اور کمپنی کی طویل المدتی کامیابی کو مدنظر رکھا جاتا ہے۔ اگر انسانی وسائل و معاوضہ کمیٹی فیصلہ کرنے سے قاصر ہو تو معاملہ براہِ راست بورڈ آف ڈائریکٹرز کو بھیجا جائے گا۔ ڈائریکٹرز اپنا معاوضہ خود مقرر نہیں کرتے؛ بلکہ ڈائریکٹرز کا معاوضہ ہر سال انسانی وسائل و معاوضہ کمیٹی یا آزاد مشیران کے ذریعے مارکیٹ کے معیارات کے مطابق جانچا اور پرکھا جاتا ہے۔ ڈائریکٹرز کو ان کے کردار اور ذمہ داری کے مطابق اجلاس میں شرکت کی فیس ادا کی جاتی ہے۔

اس پالیسی کا مقصد نیشنل فوڈز لمیٹڈ کی جانب سے شیئر ہولڈرز، ممکنہ سرمایہ کاروں، اسٹیک ہولڈرز، عوام اور ریگولیٹرز کو اہم معلومات شفاف انداز میں اور بروقت فراہم کرنا ہے۔ اس کا مقصد تمام سرمایہ کاروں کو یکساں مواقع فراہم کرنا ہے تاکہ وہ درست اور بروقت معلومات کی بنیاد پر سرمایہ کاری کے فیصلے کر سکیں۔ یہ پالیسی متعلقہ قوانین اور قواعد و ضوابط کے مطابق ہے، جن میں پاکستان اسٹاک ایکسچینج کے قواعد، لسٹڈ کمپنیز (کارپوریٹ گورننس کوڈ) ریگولیشنز 2019، کمپنیز ایکٹ 2017 اور معروف انڈسٹری پریکٹسز شامل ہیں۔

کمپنی ان معلومات کے بروقت انکشاف کو ترجیح دیتی ہے جو شیئر پرائس کو متاثر کر سکتی ہیں، اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مواصلات کے لیے مخصوص افراد نامزد کرتی ہے۔ مستقبل سے متعلق معلومات کی صورت میں نان ڈسکلوزر ایگریمنٹس (NDA’s) نافذ کیے جاتے ہیں، جبکہ مارکیٹ کی افواہوں پر جواب صرف اسی وقت دیا جاتا ہے جب سرمایہ کاروں کے لیے لازمی ہو۔ عام اجلاسوں (General Meetings) میں سرمایہ کاروں کی شرکت کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے، جہاں بورڈ اور مینجمنٹ موجود ہوتے ہیں تاکہ سوالات کے جوابات دے سکیں۔ سرمایہ کاروں کے لیے شکایات کے حل کا ایک باضابطہ چینل قائم کیا گیا ہے، تاکہ شیئر ہولڈرز، سرمایہ کاروں اور ریگولیٹرز کو درست اور قابلِ اعتماد معلومات فراہم کی جا سکیں جیسا کہ قانون کے مطابق لازمی ہے۔ اہم اعلانات سے قبل کلوزڈ پیریڈز (Closed Periods) کا اعلان کیا جاتا ہے تاکہ انسائیڈر ٹریڈنگ کو روکا جا سکے، اور ملازمین کو اس حوالے سے تربیت فراہم کی جاتی ہے۔ کمپنی کی ویب سائٹ پر تمام ضروری معلومات فراہم کی جاتی ہیں، اور قوانین، قواعد و ضوابط اور کارپوریٹ گورننس کے معیارات کی سختی سے پابندی کی جاتی ہے۔

اس پالیسی کا مقصد اسٹیک ہولڈرز کے اعتماد کو برقرار رکھنا ہے، جس کے لیے مفادات کے ٹکراؤ (Conflicts of Interest) کی بروقت نشاندہی، انکشاف اور مؤثر انتظام کیا جاتا ہے تاکہ کمپنی کی شہرت اور دیانت داری کو برقرار رکھا جا سکے۔ یہ پالیسی ذاتی اور کاروباری مفادات کے ٹکراؤ دونوں کا احاطہ کرتی ہے اور یہ کمپنی کے تمام ڈائریکٹرز، آفیسرز، منیجرز، ملازمین، ان کے قریبی/اہل خانہ، اور کمپنی کے لیے یا کمپنی کی جانب سے کام کرنے والے کسی بھی دیگر فرد یا ادارے پر لاگو ہوتی ہے۔

کمپنی مفادات کے ٹکراؤ کو ایسی حقیقی، ممکنہ یا سمجھی جانے والی صورتحال کے طور پر بیان کرتی ہے جہاں کسی فرد کے ذاتی مفادات کمپنی کے مفادات سے مختلف ہوں۔ مثال کے طور پر، کسی مقابل ادارے میں مفاد رکھنا یا ایسے تحائف قبول کرنا جو کمپنی کے مفادات کو متاثر کر سکتے ہوں۔ ملازمین پر لازم ہے کہ وہ ہمیشہ کمپنی کے بہترین مفاد میں کام کریں اور کسی بھی قسم کے مفادات کے ٹکراؤ کو فوری طور پر ظاہر کریں۔ کاروبار اس انداز میں چلایا جاتا ہے کہ اسٹیک ہولڈرز کے حقوق اور مفادات محفوظ رہیں، جبکہ مفادات کے ٹکراؤ کی نشاندہی کو ترجیح دی جاتی ہے اور اندرونی طور پر اس کا باضابطہ طریقے سے ازالہ کیا جاتا ہے۔ تمام مفادات کے ٹکراؤ کو انسانی وسائل (Human Resources) ڈیپارٹمنٹ کو رپورٹ کرنا لازمی ہے اور اس کے ریکارڈ مرتب کیے جاتے ہیں۔ اس پالیسی کی خلاف ورزی کی صورت میں تادیبی کارروائی عمل میں لائی جائے گی جس میں ملازمت کے خاتمے تک کی سزا بھی شامل ہو سکتی ہے۔

اس پالیسی کا مقصد مالی اور دیگر اختیارات کے لیے رہنما اصول مرتب کرنا ہے جو لِمٹ آف اتھارٹی (LOA) شیڈول میں متعین کیے گئے ہیں۔ اس پالیسی کے بنیادی مقاصد یہ ہیں کہ آپریشنز کی ہموار انجام دہی کو یقینی بنایا جائے، غیر ضروری دہراؤ سے بچا جائے، اختیارات کو مناسب سطح پر تقسیم کیا جائے اور ملازمین کو ان کی بنیادی ذمہ داریوں پر توجہ مرکوز کرنے کے قابل بنایا جائے۔ اس کے ذریعے معمول کے آپریشنل کاموں کو ایک منظم اور مؤثر انداز میں مکمل کیا جا سکتا ہے اور ان پر صرف ہونے والا وقت کم کیا جا سکتا ہے۔

یہ پالیسی کمپنی کے اندر مالی اختیارات کے تفویض کے لیے رہنما اصول متعین کرتی ہے اور اس بات پر زور دیتی ہے کہ مادی نوعیت (Materiality) آپریشنز اور مالی صحت پر کس طرح اثر انداز ہو سکتی ہے۔ مالی اختیارات چیف ایگزیکٹو آفیسر (CEO) اور ان کے براہِ راست رپورٹرز کو شیڈول آف اتھارٹی (SOA) کے ذریعے دیے جاتے ہیں جن کا تعلق قانونی تقاضوں، بینکنگ معاملات اور وینڈر اپروولز سے ہوتا ہے۔ ایسی سرگرمیاں جو اس دائرہ کار میں شامل نہیں ہوتیں، ان کا چیف فنانشل آفیسر (CFO) یا مینجمنٹ کمیٹی (MANCOM) کے ذریعے جائزہ لیا جاتا ہے، جبکہ ایسے معاملات جن میں قانونی یا اخلاقی خطرات شامل ہوں، ان کی منظوری چیف ایگزیکٹو آفیسر سے لینا لازمی ہے۔ بورڈ کی طرف سے تفویض کردہ اختیارات محدود ہوتے ہیں اور چیف ایگزیکٹو آفیسر وقتاً فوقتاً ان کا جائزہ لیتے ہیں تاکہ انہیں تنظیمی تبدیلیوں کے مطابق رکھا جا سکے۔ مزید برآں، دستخطی اختیارات کی دوبارہ تقسیم اس صورت میں کی جاتی ہے جب کوئی عہدہ خالی ہو جائے یا اختیارات واپس لے لیے جائیں، اور یہ عمل متعلقہ قوانین اور ضوابط کے مطابق انجام دیا جاتا ہے۔

اس پالیسی کا مقصد کمپنی کے وژن کے مطابق مارکیٹنگ حکمتِ عملی کو ہم آہنگ کرنا ہے، تاکہ برانڈ کو ایک مستقل اور مثبت انداز میں فروغ دیا جا سکے، عوامی تاثر کو بہتر بنایا جا سکے اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مضبوط تعلقات استوار ہوں، جس کے نتیجے میں برانڈ ایڈووکیسی کو فروغ ملے۔ یہ پالیسی اس بات پر زور دیتی ہے کہ مارکیٹنگ حکمتِ عملی کمپنی کے کارپوریٹ وژن کے ساتھ منسلک ہو، سالانہ منصوبہ بورڈ آف ڈائریکٹرز کی منظوری سے مشروط ہو اور فیصلے مارکیٹ ریسرچ کی بنیاد پر کیے جائیں۔ اس کے علاوہ پالیسی برانڈ کی سالمیت کے تحفظ، سچائی پر مبنی تشہیر اور غذائیت کے اعتبار سے درست اور معتبر صحت سے متعلق دعووں کو اہمیت دیتی ہے۔

اس پالیسی کا مقصد طویل المدتی ترقی اور مسابقتی برتری کو یقینی بنانا ہے، جس کے لیے ویلیو کری ایشن پر توجہ دی جاتی ہے، سپلائی چین آپریشنز کو بہتر بنانے کے لیے ٹیکنالوجی استعمال کی جاتی ہے، اور وینڈرز اور اندرونی اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مضبوط شراکت داری قائم کی جاتی ہے۔

خریداری کی پالیسی میں مسابقت اور کُل لاگت کے پہلو کو ترجیح دی جاتی ہے اور اس میں شفافیت، دیانت داری اور منصفانہ رویے پر زور دیا جاتا ہے۔ یہ پالیسی ایک مضبوط اور لچکدار سپلائی چین کی اہمیت کو اجاگر کرتی ہے اور وینڈرز کے انتخاب کو پہلے سے طے شدہ معیار اور وینڈر کوڈ آف کنڈکٹ کی بنیاد پر شفاف طریقے سے یقینی بناتی ہے۔ عدم تعمیل اور بدعنوانی کے لیے صفر برداشت (Zero Tolerance) کا اصول اپنایا گیا ہے، ساتھ ہی وینڈرز کے جائز مفادات کو بھی مدنظر رکھا جاتا ہے۔ اہم مقاصد میں مسابقتی بولی کا انعقاد، سنگل سورسنگ پر انحصار میں کمی اور تکنیکی تبدیلیوں کے مطابق حکمت عملی اپنانا شامل ہیں۔ مرکزی سطح پر خریداری کے انتظام (Centralized Procurement Management) کے ذریعے لاگت میں بچت کو یقینی بنایا جاتا ہے، جس کے لیے درست خریداری کے آرڈرز اور معاہدوں کی بنیاد پر عمل کیا جاتا ہے اور ملکیتی معلومات (Proprietary Information) کے تحفظ کو یقینی بنایا جاتا ہے۔ یہ پالیسی ایک ایسا تعمیلی (Compliant) پروکیورمنٹ فریم ورک قائم کرتی ہے جس کی نگرانی بوقت ضرورت پروکیورمنٹ کمیٹی کے ذریعے بھی کی جا سکتی ہے، اور اس دوران قوانین اور ضوابط کی سختی سے پابندی کی جاتی ہے۔

نیشنل فوڈز لمیٹڈ کا بورڈ آف ڈائریکٹرز اس پالیسی کو متعلقہ قوانین اور ضوابط کے مطابق نافذ کرنے کا ارادہ رکھتا ہے، جن میں کمپنیز ایکٹ 2017 اور لسٹڈ کمپنیز (کارپوریٹ گورننس کوڈ) ریگولیشنز 2019 شامل ہیں۔ اس پالیسی کا مقصد کمپنی اور اس کے متعلقہ فریقین کے درمیان لین دین کی درست نشاندہی، جائزہ، منظوری، گورننس، مانیٹرنگ اور رپورٹنگ کو یقینی بنانا ہے۔

اس پالیسی کے تحت ڈائریکٹرز پر لازم ہے کہ وہ اپنے مفادات کا اعلان کریں، ملازمین متعلقہ فریقین کی نشاندہی کریں، اور ایسے تمام انتظامات کے لیے تجارتی طور پر قابلِ عمل دستاویزات کو یقینی بنایا جائے۔ اس پالیسی میں بازو کی لمبائی کے اصول (Arm’s Length) پر مبنی لین دین کے لیے منظور شدہ قیمتوں کے طریقہ کار کی وضاحت کی گئی ہے جبکہ غیر بازو کی لمبائی والے لین دین کے لیے جواز فراہم کرنا لازمی ہے۔ متعلقہ فریقین کے لین دین کا سب سے پہلے جائزہ بورڈ آڈٹ کمیٹی لیتی ہے اور بعد ازاں بورڈ آف ڈائریکٹرز اس کی منظوری دیتا ہے۔ اگر کوئی لین دین پہلے سے منظور شدہ نہ ہو تو اس کا 90 دن کے اندر اندر جائزہ لیا جاتا ہے۔ اس پالیسی میں داخلی پالیسیوں، قوانین اور اکاؤنٹنگ اسٹینڈرڈز کی مکمل تعمیل پر زور دیا گیا ہے، اور اس کے ساتھ ساتھ ڈسکلوزر اور مالیاتی رپورٹنگ ڈپارٹمنٹ کے ذریعے ریویو کے میکانزم بھی فراہم کیے گئے ہیں۔ مزید برآں، اس پالیسی اور مقامی قوانین میں کسی قسم کے تضاد کی صورت میں مقامی قوانین کو فوقیت حاصل ہوگی۔

اس پالیسی کا مقصد نیشنل فوڈز لمیٹڈ کے بورڈ آف ڈائریکٹرز اور اس کی کمیٹیوں کی جوابدہی، شفافیت اور مؤثریت کا جائزہ لینا ہے تاکہ مؤثر کارپوریٹ گورننس اور کمپنی کی حکمتِ عملی اور مقاصد کے ساتھ ان کی ہم آہنگی کو یقینی بنایا جا سکے۔

یہ پالیسی ایک باضابطہ طریقہ کار وضع کرتی ہے جس کی نگرانی بورڈ سیکرٹری کرے گا تاکہ بورڈ، انفرادی ممبران اور کمیٹیوں کی کارکردگی کا جائزہ لیا جا سکے۔ اس جانچ کا مقصد رویوں کی خصوصیات، ثقافتی پہلوؤں اور مجموعی مؤثریت کا احاطہ کرنا ہے، جو کہ ایک جامع سوالنامے کے ذریعے کیا جائے گا۔ اس سوالنامے میں بورڈ کی تشکیل، قیادت، منصوبہ بندی، مؤثریت، جوابدہی، کمپنی کی حکمتِ عملی اور کمیٹیوں کی کارکردگی جیسے شعبے شامل ہوں گے۔ یہ جائزہ سالانہ بنیاد پر کمپنی کے ذریعے منعقد کیا جائے گا جبکہ ہر تین سال میں کم از کم ایک مرتبہ یہ جانچ کسی آزاد بیرونی ایویلیوئیٹر کے ذریعے کرائی جائے گی۔

اس پالیسی کا مقصد نیشنل فوڈز لمیٹڈ کو اپنے اسٹریٹجک مقاصد اور کاروباری اہداف کے حصول میں معاونت فراہم کرنا ہے، جس کے لیے ایک مربوط رسک مینجمنٹ فریم ورک قائم کیا گیا ہے۔ یہ فریم ورک کاروباری خطرات کی بروقت شناخت، ان کے تدارک اور مؤثر نگرانی کو ایک مشترکہ اور مربوط انداز میں ممکن بناتا ہے۔

بورڈ کمپنی کے لیے رسک ایپیٹائٹ (Risk Appetite) متعین کرتا ہے اور اس فریم ورک کی نگرانی کرتا ہے، جبکہ بزنس یونٹس خطرات کو سنبھالتے ہیں اور متعلقہ فیصلے کرتے ہیں۔ رسک مینجمنٹ ڈپارٹمنٹ فریم ورک کو ڈیزائن اور مانیٹر کرتا ہے اور مسائل کو بروقت ایگزیکٹو سطح پر اجاگر کرتا ہے۔ انٹرنل آڈٹ اس عمل پر آزادانہ یقین دہانی فراہم کرتا ہے۔ کمپنی ایک منظم طریقہ اپناتی ہے جس کے تحت مقاصد کے حصول کے لیے خطرات کے دائرۂ کار اور سطح (Risk Appetite) کو واضح کیا جاتا ہے۔ اس مقصد کے لیے کمپنی سسٹمز قائم رکھتی ہے، ملازمین کو تربیت فراہم کرتی ہے، خطرات کے رجسٹر مرتب کرتی ہے اور مؤثر مانیٹرنگ و رپورٹنگ کے طریقۂ کار وضع کرتی ہے۔ مینجمنٹ اپنے کرداروں کا تجزیہ کرتی ہے جبکہ ملازمین فعال طور پر خطرات کو کم کرنے میں حصہ لیتے ہیں اور قوانین و ضوابط کی مکمل پاسداری کو یقینی بناتے ہیں۔

نیشنل فوڈز لمیٹڈ پائیدار ترقی کے لیے اپنے کاروباری طریقۂ کار اور شراکت داریوں کے ذریعے پرعزم ہے، تاکہ ایک پائیدار اور منصفانہ مستقبل کو ممکن بنایا جا سکے۔ سی ایس آر اور سسٹین ایبلٹی پالیسی ایک اخلاقی ثقافت اور پائیدار بزنس ماڈل کی رہنمائی کرتی ہے۔ مینجمنٹ پائیدار ترقی کے اہداف کو ماحولیاتی، سماجی اور گورننس ترجیحات کے ذریعے آگے بڑھاتی ہے، جس کے لیے منافع (ٹیکس کے بعد) سے فنڈنگ بورڈ کی منظوری کے ساتھ فراہم کی جاتی ہے۔ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ تعاون اور اختراعی، ضوابط کے مطابق سی ایس آر اقدامات کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے۔ مانیٹرنگ، رپورٹنگ اور کمیونیکیشن کے نظام اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ضوابط کی پاسداری ہو اور پیش رفت کو مؤثر طریقے سے ٹریک کیا جا سکے۔ اس سلسلے میں کیے گئے اقدامات کو کمپنی کی سالانہ رپورٹ میں ظاہر کیا جاتا ہے۔

نیشنل فوڈز لمیٹڈ اپنے ملازمین، وینڈرز، کنٹریکٹرز اور عوام کی حفاظت کو اولین ترجیح دیتی ہے۔ کمپنی اپنے کاروباری عمل میں مؤثر ماحولیاتی، صحت اور حفاظت کے پروگراموں کو شامل کرنے کے لیے پرعزم ہے تاکہ خطرات کو کم سے کم کیا جا سکے اور بین الاقوامی معیارات کی پاسداری یقینی بنائی جا سکے۔ کمپنی صحت، حفاظت اور ماحولیاتی نظم و نسق میں مسلسل بہتری کے لیے وسائل اور معاونت فراہم کرنے کی پابند ہے۔

کمپنی کی ایچ ایس ای پالیسی ایک محفوظ ورک ماحول اور ماحولیاتی ذمہ داری کو ترجیح دیتی ہے، جس کے لیے مسلسل بہتری کے اقدامات کیے جاتے ہیں۔ یہ پالیسی جوابدہی، شفافیت اور بامقصد مکالمے کی ثقافت کو فروغ دیتی ہے اور ہر فیصلے اور آپریشن میں ایچ ایس ای عوامل کو شامل کرتی ہے۔ اس کا ہدف حادثات کی تعداد کو صفر تک لے جانا ہے، جس کے لیے تمام سطحوں پر ایچ ایس ای تربیت فراہم کی جاتی ہے۔ سپروائزر اور منیجرز صحت اور حفاظت کو یقینی بناتے ہیں جبکہ تمام افراد سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ محفوظ اور ماحول دوست طریقے سے کام کریں۔ مضبوط رپورٹنگ اور مانیٹرنگ کے طریقۂ کار کے ساتھ ساتھ ایک مینجمنٹ سسٹم ایچ ایس ای کارکردگی کو بہتر بناتا ہے۔ عدم پاسداری کی صورت میں تادیبی کارروائی کی جاتی ہے اور مؤثر ابلاغ کے ذریعے اسٹیک ہولڈرز کی مکمل تعمیل کو یقینی بنایا جاتا ہے۔

اس پالیسی کا مقصد نیشنل فوڈز لمیٹڈ کی رہنمائی کرنا ہے تاکہ وہ سرمائے کے اخراجات (Capital Expenditure) کی مؤثر منصوبہ بندی، منظوری، نگرانی اور کنٹرول کر سکے اور اس طرح کی سرمایہ کاری کے دیرپا فوائد کو یقینی بنایا جا سکے۔

کمپنی کی کیپٹل ایکسپینڈیچر پالیسی اثاثوں کی اسٹریٹجک منصوبہ بندی اور انتظام پر مرکوز ہے۔ یہ پالیسی کمپنی کی مجموعی اسٹریٹجک سمت کے ساتھ ہم آہنگ ہے اور اس کے لیے فزیبلٹی اسٹڈیز اور مالی تخمینوں کی بنیاد پر فیصلے کیے جاتے ہیں، جو کہ اکاؤنٹنگ معیارات کے مطابق ہوں۔ اس پالیسی کے تحت منصوبوں کا جائزہ مینجمنٹ کے اصولوں کے مطابق کیا جاتا ہے، سرمایہ جاتی اور آپریٹنگ اخراجات میں فرق کیا جاتا ہے، اور ایک کاسٹ ماڈل اپنایا جاتا ہے۔ درست اثاثہ جاتی نظم و نسق کے لیے منفرد شناختی نمبر، اثاثہ جات کے رجسٹر اور فزیکل ویریفیکیشن شامل ہیں۔ پالیسی میں اثاثہ جات کی جسمانی حفاظت، پروکیورمنٹ پالیسی کی تعمیل اور پالیسی کے مطابق فریم ورک کو برقرار رکھنے پر خصوصی زور دیا گیا ہے۔